Trang chủ Văn hóa doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp
 

EVN SPC : thực thi văn hóa giao tiếp qua hộp thư điện tử (Email)

Nhằm phát huy tốt hệ giá trị cốt lõi trong Văn hóa doanh nghiệp của Tổng công ty Điện lực miền Nam (EVN SPC) ban hành, EVN SPC đã áp dụng giao tiếp trao đổi thông tin công việc qua hộp thư điện tử, theo đó EVN SPC đã cung cấp gần 25 ngàn tài khoản cho toàn thể CBCNV Tổng công ty với địa chỉ thư hoten.donvi@evnspc.vn

Với mục đích đẩy mạnh việc sử dụng và phát huy hiệu quả hệ thống Email doanh nghiệp; EVN SPC đã nâng cấp server, áp dụng quy trình bảo mật thông tin, công nghệ mới nhằm sử dụng Email an toàn, hiệu quả, đảm bảo công tác, trao đổi quan hệ với các đối tác trong và ngoài ngành Điện được thuận tiện, mang lại sự tin cậy, uy tín cho EVN SPC nói riêng, ngành Điện nói chung, đồng thời góp phần quảng bá thương hiệu của EVN SPC.
Ngoài ra, Email còn là một trong những công cụ trao đổi, truyền đạt thông tin và góp phần tiết giảm chi phí in ấn giấy tờ đồng thời nâng cao hiệu quả khai thác hạ tầng công nghệ thông tin trong toàn EVN SPC. Và cũng là một trong những kênh giao tiếp với khách hàng.
̵ Cách sử dụng Email:
1.    Chủ đề hay tiêu đề:
Một tiêu đề thư nên ngắn gọn, thông báo chính xác nội dung của Email. Nếu Email gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như báo cáo hàng tuần, người gửi nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề. Tiêu đề nên viết không dấu và không có các ký tự lạ để tránh trường hợp người nhận không đọc được. Ngoài ra, người gửi cũng cần phải thay đổi tiêu đề cho phù hợp với từng nội dung, để người nhận không bị nhầm lẫn giữa mail cũ và mail mới nếu nội dung đó có thay đổi, chỉnh sửa.
2.    Cấu trúc Email:
Một Email luôn được xây dựng trên 3 phần chính cho dù dài hay ngắn.
 Lời chào mở đầu: Thể hiện sự tôn trọng của người gửi với người nhận mail, ngoài ra nó cũng là một phép lịch sự.
Nội dung Email: nhắc đến vấn đề mà ngưởi gửi muốn trao đổi và đưa ra ý kiến, đề nghị của mình. Nội dung Email cần ngắn gọn, cô đọng, chia làm nhiều đoạn, trong mỗi đoạn nên giới hạn một vài câu. Nếu có nhiều vấn đề cần trao đổi thì nên trình bày theo cách đánh số thứ tự hoặc xuống dòng cho từng vấn đề. Luôn kiểm tra chính tả và ngữ pháp để chắc chắn nội dung Email cần gửi được soạn thảo chính xác nhất.
 Kết thúc: Cuối Email sẽ là câu kết và cảm ơn sự quan tâm hoặc dành thời gian đọc Email, đồng thời mong sự phản hồi từ người nhận. Luôn kết thúc Email bằng một câu chào hay lời chúc.
3.    Chữ ký:
Chữ ký giúp người gửi tạo điều kiện thuận lợi cho người nhận Email trong việc phản hồi. Luôn kết thúc Email với tên, chức vụ và các thông tin liên lạc như địa chỉ Email, số điện thoại, fax và địa chỉ cơ quan thực hiện theo hồ sơ nhãn hiệu EVN.

Hop thu dien tu Thuc thi VHDN EVN SPC

Giao diện trang hộp thư điện tử của EVN SPC

4.    Điền Email của người nhận sau cùng :
Nên để địa chỉ Email của người nhận điền sau cùng, trước khi nhấn gửi và hãy kiểm tra cẩn thận tất cả các nội dung, bao gồm chính tả, ngữ pháp, chấm câu, tài liệu đính kèm.
5.    Trả lời Email:
Khi nhận được Email tốt nhất nên trả lời trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một Email phản hồi thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được Email, sẽ trả lời cụ thể sau và đừng quên lời cảm ơn.
6.    Thận trọng với tài liệu đính kèm:
Mở tài liệu đính kèm là một trong những điều mà đa số người nhận Email không thích, do đó trừ những trường hợp cần thiết hãy gửi tài liệu đính kèm. Tốt nhất hãy dán nội dung thẳng vào Email.
7.    Tóm lại để Email gửi đi được đón nhận, cần đạt yêu cầu:
Ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu.
Thể hiện sự tôn trọng người nhận Email. Một E-mail không có chủ đề, không có lời chào, lời kết thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với người nhận.
Không sử dụng hình nền màu mè, từ lóng, viết tắt. Nên dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma.Email và luôn kiểm tra chính tả trước khi gửi Email.

In      Trở về Lê Thành Nhân – Ban CNTT (EVN SPC)
 
Các Văn hóa doanh nghiệp đã đưa
   Dòng điện thắp sáng niềm tin (03:27 - 29/12/2015)
   EVNSPC: Xây dựng văn hóa phục vụ khách hàng (06:33 - 08/12/2015)
   Văn hoá doanh nghiệp “Độ chín – Điểm rơi!” (08:33 - 23/11/2015)
   Chuẩn mực đạo đức trong văn hóa EVN SPC (09:09 - 12/10/2015)
   Giá trị cốt lõi trong văn hóa EVN SPC (09:05 - 12/10/2015)
   Quy tắc ứng xử trong Tổng công ty Điện lực miền Nam (07:49 - 12/10/2015)
   Tự hào nét văn hóa EVNSPC (07:07 - 07/10/2015)
   Ca trực vận hành của hai bố con (09:13 - 16/09/2015)
   Doanh nghiệp với văn hóa đồng phục (09:09 - 16/09/2015)
   NGHI LỄ CHÀO CỜ - ĐIỂM SÁNG MỚI TRONG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC HẬU GIANG (09:31 - 31/08/2015)
   Năm kinh doanh và Dịch vụ khách hàng Công ty Điện lực Hậu Giang (02:53 - 27/04/2015)
   Một số nguyên tác cơ bản trong công tác xây dựng văn hóa ứng xử nội bộ (09:26 - 02/04/2015)

Đầu trang